Código de Buen Gobierno

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INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de las normas expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y lo establecido en los estatutos de la Asociación Mutual Crecer P&A, la Junta Directiva aprobó en su sesión del 15 de febrero de 2018 el presente Código de Buen Gobierno, el cual será presentado a la Asamblea General en la reunión a celebrarse el 4 del mes de marzo de 2018.

Este documento tiene por objeto compilar las prácticas y políticas que en materia de Buen Gobierno dirigen todas las actuaciones de la Mutual, documentar las pautas de conducta para sus administradores y funcionarios, de tal manera que las actuaciones de estos se enmarquen dentro de los principios de transparencia, diligencia, lealtad, respeto, confidencialidad y buena fe, y promover la participación de los asociados, siendo un instrumento de normativa interna, cuya aplicación pueda mitigar, minimizar y/o controlar los riesgos inherentes a la toma de decisiones y desarrollo de actividades administrativas; como también mejorar las relaciones entre los asociados, órganos de administración, vigilancia y control y usuarios de los servicios que presta la Mutual.

1. ÓRGANO DE DIRECCIÓN

1.1. Asamblea General

La Asamblea General es el máximo órgano de gobierno de la Mutual y está integrada por los asociados hábiles, reunidos conforme a las prescripciones de los estatutos y de la ley.

Son asociados hábiles para concurrir a la Asamblea, los inscritos en el registro de asociados que en la fecha de la convocatoria no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones para con la Mutual.

1.1.1. Funciones:

Corresponde a la Asamblea, con el quórum para deliberar y las mayorías decisorias previstas en los estatutos de la Mutual, ejercer las funciones establecidas en estos y en la ley, entre las cuales se resaltan las siguientes:

Establecer las políticas y directrices generales de LA MUTUAL
Reformar los Estatutos
Examinar los informes de los órganos de administración, vigilancia y control
Establecer los límites de competencia de la Junta Directiva
Aprobar los Estados Financieros y la destinación de excedentes
Fijar contribuciones extraordinarias
Elegir los Miembros de la Junta Directiva y de Control Social
Nombrar al Revisor Fiscal
Aprobar los planes de acción y servicios a prestar
Decidir la fusión, incorporación, transformación y liquidación de LA MUTUAL
Las demás que le señalen las leyes y los Estatutos.

En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones

Evaluar y controlar las actividades de los directores, los comités designados por la asamblea y el revisor fiscal.
Examinar la situación de la Entidad, dentro de los límites que le impone la ley.
Aprobar o improbar, en sus reuniones ordinarias, las cuentas, el balance y el estado de pérdidas y ganancias.
Considerar y aprobar los informes de los administradores sobre el estado de los negocios sociales y el informe del Revisor Fiscal que ordena la Ley.
Remover libremente cualquier empleado o funcionario de la Mutual cuya designación le corresponda.
Autorizar a los administradores cuando se lo soliciten previa presentación de la información pertinente, para participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia de la Mutual o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.
Establecer las políticas de reconocimiento a los miembros de la Junta Directiva, Junta de Control Social, de las comisiones especiales conformadas por directivos o asociados y otorgar las directrices de esta materia a la Junta Directiva.
Adoptar la decisión de entablar la acción social de responsabilidad contra los administradores, con una mayoría de la mitad más uno de los asociados hábiles y representados en la reunión. Existe acción social de responsabilidad contra los administradores de la Mutual y podrá ser tomada por la Asamblea General, aunque no conste en el orden del día.

La convocatoria para considerar la propuesta de iniciar una acción de responsabilidad contra los administradores podrá realizarse por solicitud de un número de asociados hábiles y representados que represente por lo menos el veinte por ciento (20%) de los asociados hábiles y representados de la Mutual. La decisión se tomará por la mitad más uno de los asociados hábiles y representados en la reunión, e implicará la remoción del administrador respectivo.

Cuando adoptada la decisión por la Asamblea General, no se inicie la acción social de responsabilidad dentro de los tres (3) meses siguientes, esta podrá ser ejercida por cualquier administrador, el revisor fiscal o por cualquiera de los asociados en interés de la entidad. En este caso, los acreedores que representen por lo menos el cincuenta por ciento (50%) del pasivo externo de la entidad, podrán ejercer la acción social, siempre y cuando el patrimonio de la entidad no sea suficiente para satisfacer sus créditos. Lo dispuesto respecto de la acción social de responsabilidad se entenderá sin perjuicio de los derechos individuales que correspondan a asociados y a terceros.

Cuando se trate de decisiones colegiadas, los administradores o directivos responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones legales, reglamentarias y estatutarias.

1.1.2. Comités de Apoyo a la Gestión de la Asamblea General. Los siguientes son Comités de apoyo a la gestión de la Asamblea General y hacen parte del manejo interno de la Mutual.

1.1.2.1. Comités de la Asamblea General

Comité de Ingresos

1.1.4.1.5. Comité de Ingresos El Comité de Ingresos tiene como finalidad servir de soporte a la Asamblea, a la Junta Directiva y a la Gerencia en la inclusión de nuevos asociados.

Composición El Comité está integrado por un (1) miembro nombrado por la Asamblea General de Asociados, un (1) miembro nombrado por la Junta Directiva y un (1) miembro nombrado por la Junta de Control Social.

El nombramiento de estos miembros, que integraran este comité, se realizará cada año en la primera reunión de cada órgano de dirección, administración y control, para el periodo que cada ente determine.

1.1.4.1.5. Funcionamiento del Comité de Ingresos

En orden de jerarquía de acuerdo a su nombramiento, el coordinador de mismo será el miembro nombrado por la Asamblea General y sus funciones serán:

Una vez recibida por parte de la Gerencia, y en un plazo no mayor de un (1) mes, fijar las fechas y horas, para desarrollar las entrevistas a los posibles nuevos asociados.

Asistir y realizar, junto con los demás miembros del Comité, las entrevistas

Presentar a la Gerencia el informe de las entrevistas, en el cual se enunciara la aprobación o no aprobación de la solicitud para ser asociado.

2. ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN

2.1. La Junta Directiva

En su calidad de máximo órgano administrativo su actividad se dirige a aprobar la estrategia general de la Mutual y a alinear los planes de quienes gestionan la Mutual con los intereses de todos los asociados y de la entidad.

Estará integrada por cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea mediante el voto de los asociados legalmente hábiles, por un periodo de un (1) año, sin perjuicio de ser reelegidos indefinidamente total o parcialmente, de reconocida integridad ética y competencia profesional, en la forma prevista en los estatutos.

La Junta Directiva elige de su seno un Presidente y un Vicepresidente quienes presiden en su orden las sesiones. Se reúne una vez al mes, en las fechas que ella misma señale y siempre que sea convocada por el Presidente de la Mutual, el Revisor Fiscal o la Junta de Control Social, quienes podrán hacer la convocatoria respectiva.

Puede funcionar con la presencia de por lo menos cinco (5) de sus integrantes principales y suplentes y las decisiones deberán adoptarse con el voto favorable de cuatro (4) de sus

miembros principales presentes en la respectiva sesión. Lo resuelto regirá a partir del momento en que se adopte la decisión, salvo que expresamente se acuerde su vigencia posterior. Cuando sea necesario y por solicitud de algunos de sus miembros, se decidirá sobre la adopción del voto secreto.

2.1.1. Principios de actuación de los directores

Los directores representan a todos los asociados de la Mutual, de tal manera que ejercerán sus funciones en interés de todos ellos y de la Mutual en general.
Ejercerán su cargo en forma objetiva e independiente.
Participarán activamente en las reuniones de Junta y de los Comités a los que pertenezcan, para lo cual revisarán y analizarán de manera previa a las sesiones la documentación que les suministre la administración de la Mutual.
Solicitarán a la administración la contratación de asesores externos cuando lo consideren necesario para el ejercicio de sus funciones.
Desempeñarán sus funciones de buena fe, exenta de culpa, con la debida diligencia y cuidado.
Actuarán con lealtad a la Mutual de tal manera que se abstendrán de actuar en situaciones de conflictos de interés, salvo autorización expresa de la Asamblea General.
Permanecerán actualizados en los temas o asuntos que requieran en el ejercicio de sus cargos.
Se abstendrán de revelar cualquier información confidencial obtenida en ejercicio de su cargo, aún después de haber terminado el ejercicio de su cargo.

2.1.2. Funciones

Corresponde a la Junta Directiva ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Mutual, entre las cuales se resaltan las siguientes:

Cumplir y hacer cumplir los Estatutos, los Reglamentos y los mandatos de la Asamblea General.
Expedir su propio reglamento y la reglamentación de los diferentes servicios, crear sus comités y formas de financiación
Aprobar en primera instancia los Estados Financieros, proyecto de distribución de excedentes y programas a desarrollar, y presentarlos a la Asamblea para su aprobación.
Presentar el presupuesto anual de ingresos y gastos del ejercicio a la Asamblea.
Convocar a la Asamblea general a sesiones ordinarias y extraordinarias
Estudiar y proponer a la Asamblea las reformas estatutarias
Aprobar la estructura administrativa y de personal de LA MUTUAL, su remuneración, niveles de competencia y fijar las fianzas de manejo cuando a ello hubiere lugar.
Determinar la cuantía de las atribuciones permanentes del Representante legal para celebrar operaciones, autorizarlo en cada caso para llevarlas a cabo cuando exceda dicha cuantía y facultarlo para adquirir o enajenar activos.
Decretar el ingreso de proponentes familiares de asociados fundadores e imponer sanciones y/o la exclusión de asociados
En general, ejercer todas aquellas funciones que le correspondan y que tengan relación con la dirección permanente sobre LA MUTUAL, no asignadas expresamente a otros órganos por la ley o estos Estatutos.
Celebrar contratos y todo tipo de negocios dentro del giro ordinario de las actividades propias del objeto social de LA MUTUAL. No obstante, requerirá autorización de la asamblea, para adquirir, enajenar, limitar o gravar bienes muebles o inmuebles, que sean activos fijos.

En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones

Crear cuando lo juzgue conveniente otros cargos como asesores de la Junta Directiva, señalándoles sus funciones y remuneración.
Aprobar y modificar el Código de Buen Gobierno presentado por el Gerente de la Mutual, en el cual se compilen todas las normas, mecanismos y procedimientos exigidos por las disposiciones vigentes.
Dar observancia de los códigos de ética, buen gobierno y demás normas internas y exigir su cumplimiento.
Supervisar por los mecanismos desarrollados en el Código de Buen Gobierno, la actividad de los representantes legales y de los funcionarios dela Mutual, con el fin de verificar que (i) se esté atendiendo el interés de la entidad; (ii) Se esté ejecutando el plan estratégico y la política de gestión. (iii) se cumpla con lo previsto en la ley, en los estatutos y en el Código de Buen Gobierno de la Mutual.
Adoptar a través del Código de Buen Gobierno, las medidas disciplinarias y legales que sean necesarias para sancionar a los representantes legales y funcionarios que incurran en conductas que contravengan lo dispuesto en los numerales (i), (ii) y (iii) del párrafo anterior.
Velar porque el Código de Buen Gobierno regule la prevención, manejo, divulgación y solución de las situaciones generadoras de conflictos de interés que puedan presentarse entre los asociados y los directores, los administradores o los funcionarios y entre los asociados.
Diseñar y aprobar las políticas para la valoración, la administración y seguimiento de los principales riesgos, las políticas laborales (ingreso, retención, capacitación, promoción y retribución), la estructura organizacional y definir la escala salarial.
Evaluar y pronunciarse sobre los informes y comunicaciones que presente la gerencia, el oficial de cumplimiento (si lo hubiere), los diferentes comités, la revisoría fiscal, la Junta de Control Social y los asociados y adoptar las decisiones que correspondan.
Velar porque se cumplan las disposiciones contenidas en el Código de Buen Gobierno que adopte la Mutual y establecer procedimientos que garanticen que los asociados puedan presentar sus reclamos sobre posibles violaciones al mencionado Código.

2.1.3. Independencia de la Junta Directiva.

Conforme a los estatutos los miembros de la Junta Directiva no podrán ser cónyuges, ni estar ligados por parentescos hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil con los miembros de la Junta de Control Social.

2.1.4. Comités de Apoyo a la Gestión de la Junta Directiva. Los siguientes son Comités de apoyo a la gestión de la Junta Directiva y hacen parte del control interno de la Mutual.

2.1.4.1. Comités de la Junta Directiva

Comité de Administración

Comité de Bienestar y Actividades Comité de Educación

Comité de Riesgo de Liquidez Comité de Evaluación de Cartera

2.1.4.1.5. Comité de Administración El Comité de Administración tiene como finalidad servir de soporte a la Gerencia en la administración de los documentos y recolección de datos, y en general en toda su labor administrativa.

Composición El Comité será elegido por la Junta Directiva con un mínimo de un (1) miembro, uno (1) y podrá ser directivo o funcionarios, o asociado, quien permanecerá en sus funciones por un periodo mínimo de (1) año, sin perjuicio de que sea reelegido o removido.

2.1.4.1.6. Comité de Bienestar y Actividades El Comité de Bienestar y Actividades tiene como finalidad servir de soporte a la Junta Directiva en el desarrollo de las actividades sociales o de bienestar para la Mutual.

Funciones

Presentar a la Junta Directiva, propuestas de actividades sociales y/o recreativas.
Presentar a la Junta Directiva, por lo menos tres (3) cotizaciones para el desarrollo de una actividad recreativa
Elaborar las invitaciones a las actividades aprobadas por la Junta Directiva
Coordinar el desarrollo de las actividades

Presentar un informe a la Junta Directiva sobre la actividad realizada

2.1.4.1.7. Comité de Educación El Comité de Educación tiene como finalidad servir de soporte a la Junta Directiva en la administración de los recursos del Fondo de Educación.

La Junta Directiva asumirá las funciones del Comité de Educación mientras no haya sido nombrado el Comité por parte de la misma Junta Directiva.

Funciones

Presentar a la Junta Directiva, propuestas de actividades educativas
Elaborar las invitaciones a las actividades aprobadas por la Junta Directiva
Coordinar el desarrollo de las actividades
Presentar un informe a la Junta Directiva sobre la actividad realizada

2.2. Gerente y Suplente

La Mutual tendrá un Gerente, que será el representante legal del mismo y como tal el ejecutor y gestor de los negocios y asuntos sociales. Estará directamente subordinado y deberá oír y acatar el concepto de la Junta Directiva, cuando de conformidad con la ley y con los estatutos sea necesario, y en tal caso obrar de acuerdo con ella.

El Gerente tendrá un suplente que designe la Junta Directiva y que lo reemplazará en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. Al fijar la remuneración del Gerente, la Junta Directiva tendrá en cuenta sus calidades, experiencia, responsabilidades, generación de valor agregado a la Mutual y la situación financiera de la misma.

2.2.1. Funciones

Corresponde al Gerente ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Mutual, entre las cuales se resaltan las siguientes:

Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y de la Junta Directiva, así como supervisar el funcionamiento de LA MUTUAL, la prestación de los servicios, el desarrollo de los programas y cuidar de la debida y oportuna ejecución de las operaciones administrativas.
Representar a LA MUTUAL judicial y extrajudicialmente, ante los asociados, terceros y toda clase de autoridades judiciales y administrativas.
Proponer las políticas administrativas de LA MUTUAL, los programas de desarrollo y preparar los proyectos y presupuestos que serán sometidos a consideración de la junta Directiva para aprobación de la Asamblea General.
Dirigir las relaciones públicas de LA MUTUAL, en especial con las organizaciones mutualistas y demás del sector solidario.
Celebrar contratos y todo tipo de negocios dentro del giro ordinario de las actividades propias del objeto social de LA MUTUAL, en cuantía de treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes. No obstante, requerirá autorización de la Junta Directiva, para adquirir, enajenar, limitar o gravar bienes muebles o inmuebles, que sean activos fijos.
Firmar y celebrar toda clase de operaciones bancarias o financieras junto con la persona que autorice la Junta Directiva.
Realizar toda clase de operaciones con títulos valores junto con la persona que autorice la Junta Directiva.
Celebrar previa autorización expresa de la Junta Directiva, los contratos relacionados con la adquisición, venta y constitución de garantías reales sobre inmuebles o específicas sobre otros bienes. Cuando el monto de tales contratos excedan las facultades otorgadas.
Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con el presupuesto y las facultades que para el efecto le otorgue la Junta Directiva.
Contratar y remover, la planta de personal administrativo previa autorización de la Junta Directiva y velar porque cumplan sus funciones, con sujeción a las normas laborales vigentes
Ejecutar las sanciones disciplinarias que corresponda aplicar.
Rendir periódicamente a la Junta Directiva y a los asociados informes relativos al funcionamiento de LA MUTUAL.
Las demás que le asigne la Asamblea General y la Junta Directiva.

En materia de Buen Gobierno, le competen las siguientes funciones:

Presentar a la Junta Directiva las medidas específicas respecto del gobierno de la entidad, su conducta y su información, con el fin de asegurar el respeto de los derechos de los asociados, la adecuada administración de sus asuntos y el conocimiento público de su gestión.
Asegurar el respeto de los derechos de los asociados
Velar porque se suministre a los asociados información oportuna, completa y veraz sobre sus estados financieros y sobre su comportamiento empresarial y administrativo.
Informar a la Junta Directiva o quien haga sus veces, sobre situaciones de conflicto de interés en los asuntos que le corresponda decidir.
Presentar a la Junta Directiva para su aprobación, un Código de Buen Gobierno con todas las normas y mecanismos exigidos por la ley, los reglamentos, la Asamblea General de Asociados, los estatutos, y en general las mejores prácticas de buen gobierno corporativo. Este Código se mantendrá permanentemente a disposición de los asociados para su consulta en las instalaciones de la Mutual.

3. DE LOS ASOCIADOS

La Mutual lleva un registro de asociados en el cual se anotan los nombres de los asociados, fecha de ingreso y fecha de retiro, domicilio, documento de identificación y valor de los aportes al corte de cada cierre de ejercicio social.

3.1. Derechos de los Asociados

Además de los derechos previstos en la ley, los asociados tendrán los siguientes derechos:

Utilizar y recibir los servicios que preste la Mutual
Participar en las actividades programadas por la Mutual
Participar en la administración de la Mutual, mediante el desempeño de cargos sociales
Ejercer actos de decisión y elección en las Asambleas Generales, en la forma y oportunidad previstas en los Estatutos y Reglamentos.
Ser informados de la gestión de la Mutual de conformidad con lo establecido estatutariamente.
Fiscalizar la gestión de la Mutual
Retirarse voluntariamente.
Los demás que establezcan la ley, los Estatutos y reglamentos.

3.1.2. Deberes de los Asociados

Adquirir conocimientos sobre los objetivos, características y funcionamiento de las Asociaciones mutuales en general y sobre la Mutual en particular.
Comportarse con espíritu solidario frente a la Mutual y a sus asociados
Acatar las normas estatutarias y las decisiones tomadas por la Asamblea General, los órganos directivos y de control
Cumplir oportunamente las obligaciones de carácter económico y demás derivadas de su asociación a la Mutual.
Abstenerse de efectuar actos que afecten la estabilidad económica o el prestigio social de la Mutual.
Comprometerse a hacer aportes sociales individuales y periódicos y a ahorrar en forma permanente, en los montos que establezcan los estatutos o la Asamblea General, y
Los demás que establezca la ley, los estatutos y los reglamentos.

3.4. MECANISMOS QUE PERMITEN A LOS ASOCIADOS RECLAMAR EL CUMPLIMENTO DE LO PREVISTO EN EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

El Gerente tomará las medidas necesarias para dar a conocer a los asociados, los derechos y obligaciones de estos, así como la existencia y contenido del presente código. Así mismo, el texto del presente código deberá quedar a disposición de los asociados, en las instalaciones de la Mutual o mediante cualquier otro medio de carácter electrónico que permita el acceso de cualquier asociado a su contenido. En tal sentido:

Los asociados podrán presentar solicitudes respetuosas ante la Mutual, cuando consideren que se ha presentado incumplimiento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno, y en estos casos, la administración de la Mutual, dará respuesta clara y suficiente al solicitante, con la mayor diligencia y oportunidad.
Los asociados podrán presentar quejas o reclamaciones ante el Revisor Fiscal, por el incumplimiento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno. Para estos efectos, la Mutual dará respuesta a los requerimientos que con ocasión de la queja efectúe el Revisor Fiscal, y atenderá las observaciones que señale el Revisor Fiscal sobre el particular, cuando se establezca la existencia del mencionado incumplimiento.

4. MECANISMOS DE CONTROL

4.1. CONTROLES EXTERNOS

4.1.1. Superintendencia de la Economía Solidaria

Le corresponde a la Superintendencia de Economía Solidaria, como organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ejercer la inspección,

vigilancia y control sobre las entidades de la economía solidaria, que no se encuentran sometidas a la supervisión especializada del estado.

El desarrollo del objeto social de la Mutual, se encuentra dentro del marco de las prescripciones de la Circular Básica Jurídica y Básica Contable y Financiera expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, las cuales recopilan la normatividad propia de las asociaciones Mutuales.

La Superintendencia de la Economía Solidaria tiene por objetivos:

Ejercer el control, inspección y vigilancia sobre las entidades que cobijan su acción para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias y de las normas contenidas en sus propios estatutos;
Proteger los intereses de los asociados de las organizaciones de economía solidaria, de los terceros y de la comunidad en general.
Velar por la preservación de la naturaleza jurídica de las entidades sometidas a su supervisión, para hacer prevalecer sus valores, principios y características esenciales.
Vigilar la correcta aplicación de los recursos de estas entidades, así como la debida utilización de las ventajas normativas a ellas otorgadas.
Supervisar el cumplimiento del propósito socioeconómico no lucrativo que ha de guiar la organización y funcionamiento de las entidades vigiladas.

4.1.2. Revisoría Fiscal

La Mutual tendrá un Revisor Fiscal con un suplente, elegidos por la Asamblea General para periodos iguales al de la Junta Directiva, en las mismas condiciones de reelección o remoción.

El suplente reemplazará al principal en sus faltas absolutas, temporales o accidentales.

Para su elección se evaluarán por lo menos tres alternativas, las cuales deben presentarse por escrito.

Las funciones del Revisor Fiscal son incompatibles con el desempeño de cualquier otro cargo o empleo en la Mutual.

El Revisor Fiscal no podrá ser asociado de la Mutual ni estar ligado por matrimonio o por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad con el Gerente o su suplente, algún miembro de la Junta Directiva, el tesorero o el contador.

El Revisor Fiscal no podrá haber sido cónyuge, compañero(a) permanente, o poseer vínculo familiar dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil, dentro del año inmediatamente anterior a su postulación, respecto de los miembros de la Junta Directiva, Junta de Control Social, Gerente y personal directivo.

El Revisor Fiscal tendrá las demás incompatibilidades señaladas en la ley.

4.1.2.1. Funciones

Corresponde al Revisor Fiscal ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la Mutual, entre las cuales se resaltan las siguientes:

Cerciorarse que las operaciones que celebre o cumpla la Mutual se ajusten a las prescripciones legales y Estatutarias, y a las decisiones de la Asamblea General y Junta Directiva.
Dar oportuna cuenta por escrito a la Asamblea General, a la Junta Directiva o al Representante Legal, según el caso, de irregularidades que ocurran en el funcionamiento y desarrollo de las actividades de la Mutual, o en la prestación de servicios.
Velar porque se lleve con exactitud y en forma actualizada la contabilidad de la Mutual y se conserven adecuadamente los archivos de comprobantes de las cuentas.
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre el patrimonio de la Mutual.
Inspeccionar los bienes y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos.
Efectuar el arqueo de fondos de la mutual cada vez que lo estime conveniente y velar porque los libros se lleven conforme a las normas contables.
Aprobar con su firma todos los Estados Financieros y cuentas que deban rendirse a la Junta Directiva, a la Asamblea General o al organismo de vigilancia y control.
Coordinar y complementar sus funciones con las de la Junta de control social y rendir los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
Convocar la Asamblea General en el caso previsto por el presente estatuto.
Cumplir las demás funciones que le señale la ley, este Estatuto y las que siendo compatibles con su cargo, le encomiende la Asamblea General.
Concurrir a las Reuniones de Junta Directiva, siempre que haya sido citado.

En materia de Buen Gobierno, le competen las siguientes funciones:

Presentar a la Junta Directiva informes trimestrales sobre sus actividades, junto con sus recomendaciones.

4.1.2.2. Mecanismos de Información del Revisor Fiscal

Rendir por escrito informe a la Asamblea General, a la Junta Directiva y al Gerente, según los casos, sobre los estados financieros, los resultados de la gestión administrativa y el desarrollo de las decisiones aprobadas por las asambleas y la Junta Directiva.
Informar a la Junta Directiva o a la Asamblea General, según el caso, los hallazgos relevantes que deban ser divulgados a los asociados de acuerdo con lo establecido por la ley, los estatutos o el Código de Buen Gobierno de la Mutual.
Presentar el plan de trabajo a la Junta Directiva y estar a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, del cual informará su cumplimiento y hallazgos importantes junto con las recomendaciones que estime pertinentes.

4.2. CONTROLES INTERNOS

4.2.1. Junta de Control Social

Finalidad

La Junta de Control Social es el órgano que tiene a su cargo velar por el cumplimiento del objeto social y el correcto funcionamiento de la Mutual.

Composición

Estará integrada por tres (3) miembros principales y dos (2) suplentes numéricos elegidos por la Asamblea mediante el voto de los asociados legalmente hábiles, por un periodo de un (1) año, sin perjuicio de ser reelegidos indefinidamente total o parcialmente.

Funciones

Corresponde a la Junta ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos dela Mutual, entre las cuales se resaltan las siguientes:

Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios y prácticas mutualistas.
Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y a los entes de vigilancia estatal, sobre las irregularidades de funcionamiento de LA MUTUAL y presentar recomendaciones sobre correctivos a aplicarse.
Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos oportunamente, por el conducto regular.
Hacer llamadas de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la ley, los estatutos y reglamentos.
Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano que la aplica, se ajuste al procedimiento establecido.
Verificar y publicar la lista de asociados hábiles e inhábiles que participarán en las Asambleas.
Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General.
Convocar la Asamblea General ordinaria o extraordinaria, en los casos establecidos por el presente estatuto.
Velar porque se lleven regular y correctamente las actas de las reuniones de la Asamblea General y la Junta Directiva
Asistir a las reuniones de Junta Directiva cuando sea convocada por esta.
Las demás que le asigne la ley, el presente estatuto y la Asamblea General, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias de la Revisoría Fiscal o a los órganos de administración.

Reuniones

Sesionar ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cuando las circunstancias lo justifiquen, a juicio de la Junta de Control Social, del Coordinador de la misma, el Revisor fiscal o la Junta Directiva, quienes podrán hacer la convocatoria respectiva.

Actas

De toda reunión de la Junta, ordinaria o extraordinaria, debe quedar constancia escrita en Acta consignada en un Libro Especial, que permanecerá dentro de las instalaciones de la Entidad.

5. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN

5.1. Clasificación de la información

La información que se revela es precisa y se transmite en forma equitativa y oportuna. La información se clasifica en:

General: Incluye las comunicaciones dirigidas a todos los asociados, tales como circulares, carteleras e información de actividades de la Mutual, entre otras.
Confidencial: Considera la que compete exclusivamente a los miembros de la Junta Directiva, al Gerente y a sus funcionarios. Incluye las comunicaciones que impliquen riesgo para la entidad o involucran estrategias de negocio o competitividad.

5.2. Aspectos objeto de Información

Salvo la información confidencial o de aquella que ponga en riesgo las actividades o afecte derechos de terceros, la Mutual suministrará información general por los medios dispuestos, de manera oportuna, clara, íntegra y veraz, al igual que los siguientes aspectos:

Información contable, financiera y social

Informe de gestión.
Dictamen del Revisor Fiscal

No obstante lo descrito anteriormente, la Mutual suministrará información a los asociados que lo soliciten, en concordancia con lo establecido en el Reglamento del Derecho de Inspección, aprobado por la Junta Directiva.

5.3. Información a los entes de control

Para fines de supervisión la Mutual remite periódicamente la información requerida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, de acuerdo con la periodicidad establecida en la reglamentación respectiva. Dicha información puede ser consultada en la página web de la Superintendencia de la Economía Solidaria, salvo información que esté sometida a reserva.

5.4. Manejo de la información

Las personas vinculadas a la Mutual, deben tener especial cuidado en el manejo de la información catalogada como confidencial, sobre todo de aquellos asuntos que tengan relación con su ventaja competitiva, estrategia corporativa, competencia, precios y campañas.

De igual forma las personas vinculadas a la Mutual están obligadas a utilizar la información a la cual tienen acceso exclusivamente para el ejercicio de las mismas y en particular a dar cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, conocida como ley de habeas data en la cual se desarrolla el

principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.

6. NORMAS DE ÉTICA Y CONFLICTOS DE INTERÉS

6.1. Reglas de Conducta

Los administradores, además de los deberes consagrados en la ley, en los estatutos y en el presente documento, se sujetan a las siguientes reglas de conducta, las cuales se hacen extensivas a todos los funcionarios de la entidad. Tales reglas de conducta son las siguientes:

Abstenerse de participar, directa o indirectamente, en una operación, negocio o empresa que compita con la Mutual o le represente una eventual competencia.
Tener nexos laborales, comerciales o de propiedad con negocios o empresas de las indicadas en el punto anterior.
Dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en la Mutual que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios propios o de terceros.
Guardar reserva de la información confidencial que conozcan en el ejercicio de sus funciones.
Abstenerse de utilizar para sí o para un tercero información privilegiada.
Esmerarse en la prestación del servicio a los asociados, de manera eficiente y oportuna.
Atender con amabilidad, moderación y eficiencia las inquietudes y reclamos de los asociados.
Abstenerse de colocarse en situaciones en las cuales sus intereses personales entren en conflicto con sus relaciones con la Mutual.
Abstenerse de ser contraparte o representantes de proveedores ante la entidad.
Abstenerse de utilizar su sitio y elementos de trabajo para manejar o promover negocios a título personal o en provecho de terceros.

6.2. Conflictos de Interés

Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales.

6.3. Resolución de los Conflictos de Interés

6.3.1. De los Administradores

La Asamblea General aprueba las decisiones relativas a:

Políticas de reconocimiento a los miembros de la Junta Directiva, Junta de Control Social y comisiones especiales.
Donaciones

6.3.2. Del Gerente

El Gerente no podrá participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la Mutual, salvo expresa autorización de la Junta Directiva.

En estos casos, el Gerente suministrará a la Junta Directiva toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. En cualquier caso, la autorización solo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la entidad.

6.3.3. De los Funcionarios

Los funcionarios deberán abstenerse de participar en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa del superior jerárquico.

En general, todo funcionario, director o administrador que se encuentre incurso en un conflicto de interés respecto de una negociación, deberá informarlos a su inmediato superior, y abstenerse de participar en ella, salvo expresa autorización del órgano competente. En caso de no dar cumplimiento a esta disposición, la persona se someterá a las acciones y sanciones civiles, penales y laborales que correspondan.

7. GRUPOS DE INTERÉS

En sus relaciones con los grupos de interés, la Mutual reconoce y asegura sus derechos y persigue el beneficio mutuo entre las partes, dentro de un marco de transparencia y legalidad.

7.1. Relaciones con los Proveedores

La Mutual cuenta con un Registro de Proveedores, en el cual se consigna la hoja de vida del Proveedor, su experiencia, especialidades y en general todos los aspectos relevantes para llevar a cabo el proceso de adjudicación y contratación.

No podrán formar parte del registro de proveedores aquellas personas cuyos recursos presenten un origen desconocido.

El Gerente no contratará con personas jurídicas de las cuales sea socio o representante legal.

En el proceso de negociación se analizan los criterios de beneficio para los asociados, calidad y competitividad frente a los precios del mercado.

Todo contrato deberá contar con el previo estudio y visto bueno jurídico, de carácter general o particular.

7.2. Relaciones con los Funcionarios

La Mutual selecciona de manera cuidadosa sus funcionarios, elabora planes de inducción, capacitación y desarrollo profesional.

7.3. Relaciones con los Asociados

Los asociados constituyen la razón de ser de la Mutual. De ahí que la conducta hacia ellos deberá estar regida por la seriedad y el profesionalismo de los funcionarios.

En la Mutual se establecen las relaciones sobre los valores de solidaridad, austeridad, cooperación, equidad, excelencia en el servicio y atención personalizada.

7.4. Relaciones con la Comunidad en General

La Mutual contribuye al progreso económico y social de país y aporta al bienestar de sus asociados en general en la medida en que su actuación se rige no solo por el principio de cumplimiento de la ley sino igualmente por principios éticos.

8. PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS

8.1. Actas

La Mutual lleva los libros de actas de Asamblea de Asociados, Junta Directiva y Junta de Control Social, los cuales requieren estar registrados y actualizados con sus respectivas actas, así como su debida custodia y conservación.

8.1.1. Libro de Actas de Asamblea de Asociados

Para mantener el debido procedimiento y procesos se tendrá en cuanta lo siguiente:

El Gerente inscribirá ante la Cámara de Comercio del domicilio el libro de Actas.
El secretario(a) de la Asamblea tendrá un plazo de ocho (8) días para redactar el acta y realizará la entrega al comité de aprobación.
Una vez sea entregada un acta por parte del secretario de una Reunión de Asamblea de Asociados, imprimirá la misma y tomará las firmas del Presidente, Secretario de la reunión y el Comité de aprobación.
Una vez tomadas las firmas, mencionadas en el literal anterior, de manera inmediata el Gerente procederá a solicitar la inscripción del acta ante la cámara de Comercio.
El Gerente conservará el libro y lo tendrá a disposición de la Junta Directiva, Junta de Control Social, Revisoría Fiscal y los asociados.

8.1.2. Libro de Actas de Junta Directiva

Para mantener el debido procedimiento y procesos se tendrá en cuanta lo siguiente:

El Gerente inscribirá ante la Cámara de Comercio del domicilio el libro de Actas.
El secretario(a) de la Junta tendrá un plazo de ocho (8) días para redactar el acta y la llevará a aprobación por parte de la Junta Directiva en la reunión próxima a realizar.
Una vez aprobada un acta, la entregará al Gerente para su impresión, quien tomará las firmas del Presidente, Secretario de la reunión.
Una vez tomadas las firmas, mencionadas en el literal anterior, de manera inmediata el Gerente procederá a solicitar la inscripción del acta ante la cámara de Comercio, si el acta amerita inscripción.
El Gerente conservará el libro y lo tendrá a disposición de la Junta Directiva, Junta de Control Social, Revisoría Fiscal y los asociados.

8.1.3. Libro de Actas de Junta de Control Social

El secretario(a) de la Junta de Control tendrá un plazo de ocho (8) días para redactar el acta y la llevará a aprobación por parte de la Junta de Control en la reunión próxima a realizar.
Una vez aprobada un acta, realizará su impresión, quien tomará las firmas del Presidente, Secretario de la reunión.
El Secretario del Comité conservará el libro y lo tendrá a disposición de la Junta de Control Social, Revisoría Fiscal y los asociados.

8.2. Aprobaciones

8.2.1. Créditos

El estudio y aprobación de la solicitud de crédito, se efectuará máximo dentro de los quince (15) días siguientes a su presentación y será realizado por:

El Gerente o Representante Legal; préstamos cuyos saldos sean hasta por uno punto cinco (1.5) veces el monto de lo ahorrado a la fecha de la solicitud, excepto el de calamidad doméstica.
El Gerente o Representante Legal y un miembro de la Junta Directiva; para préstamos cuyo saldo sea mayor a uno punto cinco (1.5) del valor ahorrado, sin que supere tres veces el valor ahorrado
La Junta Directiva; Préstamos cuyo saldo sea superior a 3 veces el valor ahorrado, los Especiales, los de calamidad doméstica y los solicitados por los miembros de la Junta Directiva, de administración y de la Junta de Control Social.
Los autorizados en los literales a y b, podrán abstenerse de una aprobación y solicitar el estudio a la Junta Directiva.
La Junta Directiva para los créditos solicitados por asociados cuyo comportamiento crediticio haya tenido algún manejo irregular.

8.2.1. Presupuestos, Incentivos, Gastos de representación y Premios

El estudio y aprobación de algún ítem relacionado en este numeral será aprobado por la Junta Directiva.

8.2.1. Acuerdos de pago

Los acuerdos de pago producto de alguna deuda o cuanta por cobrar de algún asociado o ex asociado o proveedor será aprobada por el Gerente, para lo cual deberá tener en cuenta entre otros:

Viabilidad del recaudo
Plazo prudencial
Garantías o documentos de respaldo

8.3.1. Desembolsos

El manejo de las cuentas bancarias o de inversión deberán estar avaladas con las firmas del Gerente y los miembros designados por la Junta Directiva, para lo cual se deberá tener en cuenta los siguientes requisitos:

Para cualquier apertura, adición o retiro se requerirá de mínimo dos de las firmas registradas.
Los cheques para el desembolso de créditos a cargo de alguno de quien tenga la firma registrada, deberá llevar dos diferentes a la suya.
Los cheques para el desembolso de gastos para pago de impuestos, compras de insumos, renovaciones de suscripciones, y en general gastos de menor cuantía o pago de reembolso de los mismos, deberán ser firmados por el Gerente y al menos una de las firmas registradas.
El Gerente será responsable de la legalización de los gastos con ocasión de una actividad y que haya requerido un desembolso en efectivo para cubrirlos; la misma se deberá efectuar a más tardar dentro de los quince (15) días calendario posteriores a su pago.
Los recibos, cuentas, facturas y en general los comprobantes a legalizar, deberán tener el visto bueno del Presidente de la Junta Directiva.
El Gerente presentará a la Junta Directiva en su siguiente reunión posterior a la fecha de desarrollo de una actividad, un informe pormenorizado de los gastos.