Reglamento Interno Junta de Control Social

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La Junta de Control Social, de la ASOCIACIÓN MUTUAL CRECER P&A, con fundamento en los principios de autonomía, autodeterminación y autogobierno previstos en el numeral 8 del Artículo 4 de la Ley 454 de 1998, en ejercicio de las facultades legales y estatutarias consagradas en el Artículo 32 de los Estatutos y

 

CONSIDERANDO

 

Que es su deber fortalecer y desarrollar tales principios con eficacia y eficiencia.

Que debe velar por el correcto funcionamiento de las relaciones socioeconómicas entre: Los asociados y los órganos de administración y vigilancia

Los órganos de administración y los de control interno y externo los asociados.

Que debe expedir su propio Reglamento.

ACUERDA

 

Definir su Reglamento de operación interna en los siguientes parámetros de obligatorio cumplimiento.

 

ARTÍCULO 1. NATURALEZA DE LA JUNTA DE CONTROL SOCIAL. La Junta de Control Social es un organismo de vigilancia interno, técnico y autónomo, de carácter permanente y obligatorio, cuya función general es cuidar el correcto funcionamiento social, administrativo y legal de la Mutual, actuando siempre dentro de los términos señalados en el artículo 37 del Decreto 1480 de 1.989, y de los Artículos 32 a 35 de los Estatutos de la Mutual.

 

ARTÍCULO 2. ELECCIÓN Y CONFORMACIÓN. La Asamblea General designará y conformara por votación la Junta de Control Social, compuesta por tres (3) miembros principales y dos (2) miembros suplentes numéricos, bajo los siguientes requisitos:

  1. Ser asociado hábil de la Mutual con una antigüedad no inferior a un (1) año.
  2. Tener la capacidad, las aptitudes personales, el conocimiento, la integridad ética y la destreza para ejercer la representatividad.
  3. Acreditar conocimientos sobre el sector solidario y/o experiencia en el ejercicio de cargos similares en empresas públicas o privadas
  4. No tener vínculo laboral con la Mutual, ni haber sido despedido en desarrollo de una relación laboral anterior.
  5. no estar incurso en incompatibilidad establecida por la ley y el presente estatuto o en inhabilidad para el ejercicio del cargo
  6. No haber sido sancionado durante el año anterior a la nominación con suspensión de servicios o perdida de sus derechos sociales por un término superior a ocho (8) días.

 

ARTÍCULO 3. PERIODO. El periodo de los miembros de la Junta de Control Social es de un (1) año pudiendo ser reelegidos indefinidamente parcial o totalmente.

El periodo puede terminar extraordinariamente, cuando por cualquier causa esta llegare a quedar desintegrada, en cuyo caso la Junta Directiva convocará de inmediato a asamblea general extraordinaria a fin de que se realice la elección de la nueva Junta de Control Social.

 

ARTÍCULO 4.- RESPONSABILIDADES. Las funciones y obligaciones señaladas por la ley y los Estatutos a la Junta de Control Social, deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente. Los miembros de este órgano responderán personal y solidariamente ante la Asamblea General, por el incumplimiento de las obligaciones que les impone la ley, los estatutos y el presente reglamento.

 

ARTÍCULO 5. SESIONES. La Junta de Control Social sesionará ordinariamente dentro de los diez (10) primeros días de cada bimestre y extraordinariamente cuando lo estime necesario por derecho propio o a petición de la Junta Directiva, el Representante Legal, el Revisor Fiscal o de 10% de los Asociados, previa convocatoria escrita de su Coordinador, la cual deberá realizar mínimo con dos (2) días de antelación a su celebración.

 

ARTÍCULO 6. CONVOCATORIA. La convocatoria a sesiones ordinarias de la Junta de Control Social, la realizará el Coordinador del organismo en la misma reunión o por escrito, con entrega personal o vía E-Mail a cada uno de los integrantes de la Junta principales y suplentes, con una antelación no inferior a ocho (8) días calendario, indicando el orden del día propuesto y poniendo a disposición de los miembros los informes y documentos a tratar para su análisis, a más tardar cuarenta y ocho (48) horas antes a la indicada en la convocatoria.

La convocatoria a sesiones extraordinarias la deberá hacer el Coordinador por iniciativa propia o a petición de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal, el Representante Legal, de los Comités Especiales o por alguno de sus miembros principales. Esta se realizará por medio escrito o vía E-Mail, dirigido a cada una de los integrantes principales y suplentes de la junta de control social, con una antelación mínima de cuarenta y ocho (48) horas. No obstante el Coordinador de la junta de control deberá dar trámite las solicitudes de convocatoria en un término no mayor a setenta y dos (72) horas.

 

ARTÍCULO 7.- QUROUM. La concurrencia de tres (3) de los miembros de la Junta de Control Social conformará el quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas, en cuyo caso las decisiones deberán adoptarse con el voto favorable de dos (2) de sus miembros principales. Si faltare alguno de los miembros principales, lo reemplazará el respectivo suplente numérico, con calidad de principal.

 

ARTÍCULO 8. INSTALACION. Verificado el Quórum la sesión de la Junta será instalada por el Coordinador.

 

ARTÍCULO 9. ACTAS. Las Actas de reuniones de la Junta de Control Social, estarán a disposición de los miembros a partir de los tres (3) siguientes días a la reunión, con el objeto de hacer seguimiento de los asuntos en ella tratados. En todo caso, esta deberá indicar como mínimo el lugar, fecha, hora, participantes, orden del día y desarrollo de la reunión.

 

ARTÍCULO 10. APROBACIÓN DE ACTAS. Para el trámite de la aprobación de las actas, la Junta de Control Social emitirá concepto favorable de su contenido en la siguiente reunión. En caso contrario el Secretario tendrá a su cargo la revisión, corrección y verificación de los asuntos en cuestión hasta su concepto favorable en la reunión siguiente, siendo suscrita por el coordinador y el secretario. Una vez aprobada y firmada será prueba suficiente de los hechos que constan en ella.

 

ARTÍCULO 11. PERDIDA DE LA CALIDAD DE MIEMBRO DE LA JUNTA DE CONTROL SOCIAL. La calidad de miembro de la Junta de Control Social se pierde con fundamento en las siguientes causales:

  1. Por la pérdida de su calidad de Asociado
  2. Por cuatro (4) inasistencias consecutivas a sesiones o a seis (6) sesiones alternas, sin causa justificada.
  3. Por quedar incurso en alguna de las incompatibilidades, inhabilidades o prohibiciones previstas por la Ley o los Estatutos.
  4. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo.
  5. Y por las demás que a juicio de la asamblea ameriten la remoción.

 

ARTÍCULO 12.- PROGRAMA DE TRABAJO. La actuación de la Junta de Control Social debe realizarse a través de un programa de trabajo elaborado por la misma, el cual deberá implementarse durante todo su periodo de ejercicio. Dicho programa debe ser de exclusivo conocimiento de los integrantes de este organismo de control y debe incluir la realización de las actividades que sean necesarias para asegurar el cumplimiento de sus funciones que le señala la ley y los Estatuto.

ARTÍCULO 13. PARTICIPACION DE SUS INTEGRANTES. La ejecución del programa de trabajo y el cumplimiento de las funciones de la Junta es responsabilidad de sus miembros principales y / o suplentes cuando estos hayan actuado en su reemplazo. No obstante lo anterior se establece como criterio dar participación en dichas labores a los miembros suplentes, con el propósito que puedan ejercitarse en el desempeño de sus funciones y mantenerse debidamente informados sobre la marcha general de la Mutual.

 

ARTÍCULO 14. INFORMES. La Junta de Control Social, debe dar cuenta oportuna y verás a la Asamblea General, y a los organismos de control oficial, acerca de los resultados de sus actuaciones, sean éstos positivos o negativos.

 

ARTÍCULO 15. PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las actividades de la Junta de Control Social y los resultados de las mismas, son de carácter confidencial y en consecuencia, solamente pueden ser dados a conocer por el Coordinador a los organismos de administración y/o control de la Mutual, a los asociados cuando estos lo requieran y sea estrictamente necesario, además a las entidades de control de carácter oficial competentes.

 

ARTÍCULO 16. FUNCIONES INTERNAS. Para efecto de la ejecución de las actividades propias de la Junta de Control Social se establece:

  1. Expedir su propio Reglamento.
  2. Designar entre sus miembros principales, un Coordinador y un secretario
  3. Contar con la participación y apoyo de los miembros suplentes, de acuerdo a como se establece en el presente reglamento
  4. La citación a reuniones ordinarias o extraordinarias las efectuará el Coordinador.
  5. Delegar en los miembros principales y suplentes actividades relacionadas con el ejercicio de las funciones propias.
  6. El secretario elaborará y registrará en el libro correspondiente las actas en donde se consigna lo tratado en las reuniones.
  7. La Junta de Control Social llevará un registro de recepción y de radicación de recibo y envió de correspondencia y demás documentos que por su naturaleza corresponde a este organismo tramitar.

 

ARTÍCULO 17. FUNCIONES GENERALES. Son funciones de la Junta de Control Social:

  1. Velar por que los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias, incluyendo la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados a los distintos fondos sociales
  2. Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y a los entes de vigilancia estatal, sobre las irregularidades de funcionamiento de la Mutual y presentar recomendaciones sobre correctivos a aplicarse.
  3. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de servicios, transmitirlos y solicitar oportunamente los correctivos por el conducto regular.
  4. Hacer llamadas de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la ley, los estatutos y reglamentos.
  5. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la Mutual, la Junta deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si la Junta de Control detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, deberá remitir a la Superintendencia de Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes.
  6. Cuando la Junta de Control Social tenga la competencia estatutaria de adelantar las investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el régimen de causales y sanciones; el debido proceso y el derecho de defensa, observando como mínimo los siguientes procedimientos:
    • Auto de apertura de investigación.
    • Pliego de cargos al investigado, donde se señalen las normas presuntamente violadas.
    • Notificación del pliego de cargos
    • Descargos del investigado
    • Práctica de pruebas
    • Traslado con recomendaciones, al órgano de administración competente para aplicar las sanciones
    • Notificación de la sanción por parte del órgano competente
    • Presentación de los recursos a que haya lugar
    • Resolución de los recursos interpuestos
    • Hacer seguimiento a las quejas presentadas por los asociados a la Junta de control Social o a otro organismo de administración o control, a fin de verificar la atención de las mismas
    • Del seguimiento se deberá generar un informe, que debe estar a disposición de la Supersolidaria en el libro de actas y constituir parte del informe de actividades que la Junta presenta a la Asamblea General cada año
  7. Verificar y publicar la lista de asociados hábiles e inhábiles que participaran en la Asamblea.
  8. Elaborar las evaluaciones sobre el desarrollo de las actividades sociales, emitir consideraciones y sugerencias.
  9. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General.
  10. Convocar la Asamblea General ordinaria o extraordinaria, en los casos establecidos en los Estatutos
  11. Revisar semestralmente como mínimo los libros de Actas de los órganos de administración con el objeto de verificar que las decisiones tomadas por estos, se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias, quienes están en la obligación de suministrar la información requerida.
  12. Asistir a las reuniones de Junta Directiva cuando sea convocada por esta.
  13. Las demás que le asigne la ley, los estatutos y la Asamblea General, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias de la Revisoría Fiscal o a los órganos de administración.

 

ARTÍCULO 18. INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DE CONTROL SOCIAL. De conformidad con el Artículo 38 del Decreto 1480 de 1.989 y el Articulo 55 de los Estatutos, los miembros principales y suplentes de la Junta de Control Social y la Junta Directiva, no podrán ser cónyuges, ni estar ligados por parentescos hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil entre sí.

Ningún miembro de la Junta de control social mientras se desempeñe como tal, podrá desempeñar cargo operativo alguno en la Mutual.

Los miembros de la Junta de Control Social no podrán votar cuando se trate de casos que afecten su responsabilidad en el cargo, ni aceptar la representación de otros asociados con los mismos fines.

Tampoco podrán llevar asuntos de la entidad en calidad de empleado o de asesor, ni celebrar contratos de prestación de servicios con la Mutual.

 

ARTÍCULO 19. – OTRAS DISPOSICICONES. Los asuntos no contemplados en el presente reglamento se rigen de acuerdo con las normas legales y estatutos de la Mutual.

 

El presente reglamento fue revisado y aprobado por la Junta de Control Social en reunión celebrada el 10 de abril de 2019, rige a partir de la fecha y deroga las disposiciones que le sean contrarias.