Reglamento del Derecho de Inspección

La Junta Directiva de la ASOCIACIÓN MUTUAL CRECER P&A, en adelante la Mutual, en uso de sus atribuciones estatutarias, por el presente reglamenta el derecho de inspección de los asociados y

 

CONSIDERANDO

Que la finalidad del derecho de Inspección se relaciona con los asociados que no ejerzan la administración, puedan revisar libros y documentos sociales a fin de documentarse sobre la actividad de la Mutual

Que es un derecho de los asociados establecido en el parágrafo segundo del Artículo 16 de los Estatutos, el documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico y social de la Mutual, para garantizar una activa participación en la Asamblea y poder votar a conciencia las diferentes determinaciones sobre el tema, en la forma que determine el Estatuto y los Reglamentos correspondientes.

Que para tal efecto se debe posibilitar la inspección libre y privadamente, de libros, Estados Financieros, comprobantes y documentos que los asociados requieran para este fin.

Que el uso de los derechos de información e inspección no debe entorpecer el normal desarrollo de las actividades corporativas.

Que por las anteriores razones se hace necesario reglamentar el derecho de inspección e información de los asociados de la Mutual.

 

RESUELVE

Reglamentar el derecho de información e inspección de los asociados para fiscalizar la gestión Directiva, Administrativa y de Control de la Mutual, en los siguientes términos:

 

ARTÍCULO 1. GENERALIDADES. Estarán a disposición de los asociados que así lo soliciten, el libro de Actas de la Asamblea General, la Junta Directiva y de Control Social, así como los libros de contabilidad de la entidad, y los soportes contables.

El órgano respectivo, pondrá a disposición del asociado la documentación que requiera y que no esté sometida a reserva institucional, bancaria o legal, previa solicitud escrita donde determine claramente la información que desea examinar, así como una explicación general de los fines de su inspección. En dicha solicitud deberá manifestarse si la solicitud respectiva es a título informativo o de control, para así poder determinar el órgano competente para su tramitación.

Si el asociado no reside en la ciudad principal donde opera la Mutual o que residiendo no puede hacerse presente para la inspección por razones de fuerza mayor o caso fortuito, la Mutual proveerá fotocopias de la documentación respectiva cuyo costo de reproducción y envió estará a cargo del asociado. También podrá constituir apoderado para el efecto, si así lo considera necesario.

 

ARTÍCULO 2. Cuando no se cuente con conocimientos suficientes para el ejercicio del Derecho de inspección podrá ser ejercido a través de un representante, o más de uno, cuando el análisis de la documentación involucre materias de diversa naturaleza,

 

ARTÍCULO 3. Para el ejercicio del derecho de inspección, los asociados convocados podrán examinar en la sede de la Mutual, los Estados Financieros, libros, comprobantes y anexos, entro de los diez (10) días hábiles que antecedan a la reunión de la Asamblea.

 

ARTÍCULO 4. Sin detrimento de lo estipulado en el artículo anterior los asociados podrán hacer uso del derecho de inspección en cualquier tiempo, lo que implica que es un derecho absoluto y permanente, siempre y cuando no obstaculice la buena marcha de la Mutual.

PARÁGRAFO. Los asociados también contarán con instrumentos de inspección tales como la exhibición judicial, la tutoría del Revisor Fiscal y la información verbal de personas autorizadas, acerca de aspectos no reservados.

 

ARTÍCULO 5. La información se entregará en la forma en que está producida y no será obligación de la entidad elaborar información especial para los fines que el asociado requiera, es decir, no se producirán cuadros estadísticos o listados especiales diferentes a los existentes en el sistema de información contable o cualquier otro que posea la Mutual.

 

ARTÍCULO 6. La inspección deberá ser realizada sobre los documentos y soportes en la forma habitual en que se elaboran y no sobre las herramientas que los generaron, tales como programas contables, códigos, claves, equipos y metodología utilizada.

 

ARTÍCULO 7. Siempre y cuando se haya cumplido oportunamente con la obligación Estatutaria y Reglamentaria de acceder a la inspección, el derecho no podrá hacerse sobre documentos de ejercicios anteriores

 

ARTÍCULO 8. INFORMACIÓN YA SUMINISTRADA. Cuando la solicitud de consulta o expedición de copias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados o remitidos al peticionario en atención a sus funciones de miembro de la Junta Directiva, Junta de Control Social o Revisor Fiscal, se le informará indicando la fecha de envío.

ARTÍCULO 9. SOLICITUD DE INFORMACIÓN. La solicitud de información deberá dirigirse, de acuerdo con la naturaleza de la misma, a los siguientes órganos:

• Documentos de la Junta Directiva, al presidente de la Junta
• Documentos de la Junta de Control Social al coordinador de la Junta
• Documentos de revisoría fiscal o informes de este órgano, directamente a la revisoría fiscal.
• Documentos contables y otros documentos. Solicitud al Gerente, quien autorizará a quien corresponda.

PARÁGRAFO. Está expresamente prohibido a cualquier miembro de la entidad diferente a los indicados en este artículo, proveer información de la Mutual.

Se exceptúa de esta prohibición la información necesaria para el trámite de alguna solicitud de un servicio o la que se derive directamente de esta situación.

 

ARTÍCULO 10. CONFIDENCIALIDAD Y BUEN USO DE LA INFORMACIÓN. La de los asociados tendrá carácter confidencial. Por lo anterior, no está permitido a ningún miembro de la Mutual entregar información de un asociado a terceros, sean estos asociados o no.

El buen uso de la información suministrada por la Mutual en cumplimiento del derecho aquí reglamentado será responsabilidad del solicitante y se considerará falta grave, al igual que lo será el uso indebido, en beneficio propio o de terceros, de información de la mutual obtenida con base en el derecho de información e inspección.

 

ARTÍCULO 11. Cuando de la solicitud presentada por un asociado o algún órgano de la Mutual se deduzca que su finalidad es de control, la Gerencia dará traslado de la misma al órgano de control correspondiente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo.

 

ARTÍCULO 12. Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección, serán resueltas por la Junta de Control Social y subsidiariamente por la superintendencia de economía solidaria. Los administradores que impidieren el ejercicio de este derecho o el Revisor Fiscal que conociendo del incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción.

 

ARTÍCULO 13. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones reglamentarias existentes al respecto.