Reglamento Interno Asamblea General

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La asamblea General como órgano máximo de dirección y Administración de la Mutual, en ejercicio de las facultades legales que le otorga el Artículo 28 del Decreto 1480 de 1989 y Estatutarias consagradas en el Artículo 14 del Capítulo V de los Estatutos de la Mutual y

 

CONSIDERANDO

 

Que debe establecer, regular y verificar las actividades funciones y límites de competencia de todos los órganos de la Asociación

 

ACUERDA

 

ARTÍCULO 1. NATURALEZA La Asamblea General de Asociados, es un organismo de administración, deliberación y decisión de carácter permanente y obligatorio, cuyos integrantes son la totalidad de los asociados debidamente inscritos y hábiles, subordinada a la ley y los Estatutos.

 

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN. La reunión de todos sus Asociados hábiles o los Delegados designados.

Son asociados hábiles los inscritos en el registro social, que a la fecha de la convocatoria no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones para con la Mutual

 

ARTÍCULO 3. ASOCIADO. Tendrá la calidad de asociados los fundadores que suscriban el acta de constitución, las personas naturales, las personas jurídicas del sector cooperativo solidario y las demás de derecho sin ánimo de lucro admitidas con posterioridad que cumplan con las condiciones y requisitos que señala la ley y los estatutos de la Mutual.

 

ARTÍCULO 4. PERIODO. Sus facultades administrativas y de decisión son permanentes y se concretan en las reuniones ordinarias o extraordinarias en las que establece las directrices de obligatorio cumplimiento a Asociados y órganos de administración, vigilancia y control.

 

ARTÍCULO 5. RESPONSABILIDADES. Los Asociados reunidos como Asamblea, son responsables ante la asociación, la ley y la sociedad por decisiones que no sean tomadas con criterio de conocimiento de causa, igualdad, imparcialidad, solidaridad y de beneficio común.

 

ARTÍCULO 6. SESIONES. Las sesiones de la Asamblea General serán ordinarias y extraordinarias. Las primeras podrán celebrarse dentro de los tres (3) primeros meses calendario del año y las segundas en cualquier época del año, por conveniencia o necesidad. Si por cualquier causa no se lleva a cabo en las fechas o plazos previstos, se efectuará como Asamblea Especial el primer Domingo del mes de abril a las 9:00 a.m.

 

ARTÍCULO 7. CONVOCATORIA. La convocatoria a sesiones ordinarias de la asamblea General, la realizará la Junta Directiva con una antelación no inferior a quince (15) días hábiles, indicando el orden del día propuesto y poniendo a su disposición los informes y documentos a tratar a más tardar diez (10) días antes a la fecha indicada en la convocatoria, para su estudio y análisis.

La convocatoria a sesiones Extraordinarias la realizará la Junta Directiva, por iniciativa propia o por solicitud de la Junta de control Social, el Revisor Fiscal, o por un diez por ciento (10%) como mínimo de los asociados hábiles, con una antelación mínima de diez (10) días hábiles, indicando el temario a tratar y poniendo a su disposición los informes y documentos a tratar con una antelación mínima de setenta y dos (72) horas. No obstante, la Junta Directiva deberá dar trámite a las solicitudes de convocar la Asamblea General Extraordinaria en un término no mayor a ocho (8) días calendario.

PARÁGRAFO. Las asambleas generales serán notificadas mediante carta, correo electrónico, o cualquier otro medio escrito, dirigido a cada uno de los asociados o por avisos públicos fijados en las oficinas de la Mutual o en su página web.

 

ARTÍCULO 8. MODALIDAD. Las reuniones podrán realizarse en la modalidad presencial, virtual o mixta, teniendo en cuenta que:

  1. Será virtual cuando la convocatoria a ella así lo disponga tanto para los asociados residentes en Bogotá como para los que residan fuera de ella.
  2. Será Mixta cuando la convocatoria a ella así lo disponga, entendiéndose virtual solo para los asociados que residen fuera de la ciudad de Bogotá, plenamente identificados y registrados en la base de datos que maneja la Mutual y/o de acuerdo con el formulario de actualización de datos, y presencial para los asociados residentes en Bogotá.
  3. Será presencial cuando la convocatoria a ella así lo disponga y no se cuente con el presupuesto y/o condiciones para garantizar la comparecencia de los asociados residentes fuera de Bogotá.
  4. En la modalidad virtual y/o mixta, se contará preferiblemente con una persona externa para el soporte permanente en la conexión, participación y votación, con la verificación de un delegado de la Junta de Control Social.
  5. Quien participa virtualmente de la reunión, deberá permanecer con la cámara encendida hasta culminar la reunión.
  6. En caso de perder la conectividad y no volverse a conectar se contará como inasistencia y se le cobrará la respectiva multa.

PARÁGRAFO. Los asociados que asisten en modalidad virtual deberán conectarse media hora antes de la hora convocada para la reunión, a fin de brindar soporte y verificar conexión. No se brindará soporte para conexión, una vez iniciada la reunión.

 

ARTÍCULO 9. QUÓRUM. La asistencia de la mayoría simple (la mitad más uno) de los Asociados hábiles o delegados convocados, constituirá quórum para deliberar y tomar decisiones válidas.

A la hora prevista en la convocatoria, el Presidente de la Junta Directiva o en su defecto cualquiera de sus miembros declarará abierta la sesión.

Para su comprobación se procederá de la siguiente manera:

Abierta la sesión, el Secretario verifica el Quórum y en caso de no estar presentes la mitad más uno de los asociados convocados, se esperará por un lapso no mayor a una (1) hora.

Transcurrida la hora, se verificará nuevamente el Quórum y se podrá deliberar y tomar decisiones válidas, con un número de Asociados no inferior al diez por ciento (10%) del total de los asociados hábiles, ni al cincuenta por ciento (50%) del número mínimo requerido para constituir una asociación Mutual, es decir, trece (13) asociados.

Una vez constituido el Quórum, no se entenderá disuelto por el retiro de alguno de los asistentes, salvo que no se mantengan los mínimos establecidos. Sin embargo, si algún asociado necesita retirase este deberá expresar a la asamblea la motivación y esta tomará una determinación.

PARÁGRAFO. El representante delegado por la Junta de Control Social, será el encargado de informar al presidente de la Junta Directiva de los asociados que se conectan en la modalidad virtual a la reunión, para consolidar el Quórum final.

 

ARTÍCULO 10. DESARROLLO DE LA SESIÓN. Declarada abierta la sesión y verificado el Quórum se procederá así:

La Asamblea nombrará por votación abierta o secreta al Presidente y Secretario de la reunión que podrá ser cualquier asociado o delegado incluyendo a los miembros de la junta directiva y por aclamación: una comisión compuesta por dos (2) asociados o delegados asistentes a la Asamblea quienes, junto con el Presidente y el Secretario de la reunión, firmarán el acta de conformidad.

Se somete a aprobación el orden del día. Cualquier inclusión temática deberá ser Presentada y sustentada por quien la propone, de tal manera que los asociados tengan la suficiente ilustración y claridad para deliberar y decidir. Igualmente, la solicitud de exclusión de temas propuestos debe ser motivada y aceptada por la mayoría.

Se inicia el desarrollo del temario aprobado, conservando dentro de toda la reunión y por todos y cada uno de los presentes los siguientes principios de carácter obligatorio y estricto cumplimiento de los cuales dependerá el éxito y duración de la sesión:

RESPONSABILIDAD: Cada decisión que el asociado apruebe o niegue es fundamental para el Desarrollo y buen funcionamiento de la Mutual. El beneficio general prima sobre el particular, es un principio Mutualista.

Decida y elija personalmente, sin influir ni influenciar a los demás, es un acto privado.

PARTICIPACIÓN: Haga buen uso de la información y documentos que se entreguen antes de las reuniones, léalos analícelos y prepárese para deliberar.

Participe activa y ordenadamente en las discusiones.

COMPORTAMIENTO: Solicite tomar la palabra, con la acostumbrada indicación de levantar la mano sin hacerlo verbalmente y espere su turno para que le sea concedida.

Para los que están en forma virtual; será la persona encargada de esta modalidad, quien de aviso de la solicitud de palabra por parte de estos asambleístas.

El asociado que solicite la palabra tendrá tres (3) minutos para expresar en forma clara y concisa su posición, opinión y/o idea; si en este tiempo el asociado no ha concluido su exposición se le otorgará 30 segundos para concluirla. Una vez transcurrido este tiempo, se cortará su exposición y se le dará el uso de la palabra a otro participante o se continuará el proceso que se lleva desarrollando dentro de la reunión.

Por ningún motivo se tratarán temas personales que no hayan seguido el trámite correspondiente de acuerdo con el procedimiento de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Al dirigirse a la Asamblea hágalo con voz moderada, exprese su idea concisa y claramente.

No participe ni fomente los corrillos, cualquier duda puede aclararla solicitando el uso de la palabra.

En las votaciones hágalo ordenadamente, atendiendo las indicaciones de quienes dirigen la reunión.

Cuide las instalaciones y sus contenidos, cualquier daño será a cargo de todos.

RESPETO: Asista puntualmente a la sesión y ubíquese en el puesto donde va a permanecer durante toda la reunión.

No hable si no tiene el uso de la palabra y no interrumpa a quien lo esté haciendo, así lo que esté expresando no lo comparta. Todos tenemos derecho a expresar nuestras ideas y la obligación de respetar las de los demás.

En el punto de proposiciones y varios, se deberá tener en cuenta que se estudiarán las propuestas enviadas por los asociados a la Junta Directiva; quién a su vez revisará, hará las aclaraciones y precisiones en relación con las mismas, para ser presentadas a la asamblea de forma clara y precisa.

Igualmente, se estudiarán las propuestas que surjan dentro del desarrollo de la asamblea y que tengan que ser aprobadas por la misma, siempre y cuando se tengan los insumos suficientes para la toma de decisiones, de lo contrario se deberá consignar en acta y poner a consideración en la siguiente asamblea.

Para la presentación de la propuesta, el o los asociados tendrán un tiempo de 3 minutos por cada propuesta, una vez superado este tiempo si no se ha concluido la exposición se contará con un minuto adicional para aclarar y concluir la exposición.

PARÁGRAFO. En ningún caso se podrán presentar proposiciones sobre temas personales o particulares que no correspondan al interés general y/o que no hayan surtido el trámite pertinente por PQR.

 

ARTÍCULO 11. VOTACIONES. Según la importancia del tema se establecen las siguientes formas de decisión y elección:

  1. Voto directo por aclamación:
    • Modificaciones de forma o contenido (Citaciones, orden del día, Estatutos, reglamentos, Actas, informes etc.)
    • Ejecución de tareas (Comités de trabajo, comisiones o personas, etc.)
    • Efecto económico, (que no superen diez (10) salarios mínimos legales diarios vigentes).
    • Aprobación Estados Financieros (Balances, Resultados, notas, anexos, Presupuestos, etc.)
  2. Nominación con voto individual:
    • Elección de cargos transitorios (Presidente y Secretario de la Asamblea, Representantes a eventos o ante organismos).
    • Actividades a realizar (Prestación de servicios, educativas, recreativas o sociales).
    • Efecto económico (superiores a diez (10) salarios mínimos legales diarios vigentes)
    • Reformas de fondo (Organización interna de la Mutual, razón social, domicilio, etc.)
  3. Voto secreto:
    • Elección de organismos administrativos y de vigilancia y control (Junta Directiva, Junta de Control Social, Revisor Fiscal, etc.).
    • Inclusión de nuevos asociados.
    • Decisiones estructurales (Fusión incorporación, transformación, disolución y liquidación).

PARÁGRAFO. SISTEMA DE ELECCIÓN UNINOMINAL. Es aquel en el cual la inscripción de los candidatos es individual y el elector vota por uno o más candidatos sin exceder el número máximo de cargos a proveer en cada órgano.

 

ARTÍCULO 12. INASISTENCIAS Y/O RETARDOS. Se cobrará una multa por inasistencia a las asambleas presenciales y/o mixtas de 2,92 SMDLV (aproximados a la unidad de mil más cercana), para los asociados residentes en Bogotá y para los asociados residentes fuera de Bogotá, que no accedan a la conexión virtual.

Retardos: se aplicará una sanción de 0.020 SMMLV.

Se entiende por retardo pasados 10 minutos de la hora de la convocatoria.

PARÁGRAFO. Cuando se cumpla el literal "c" del artículo 8, el asociado residente fuera de Bogotá, no será acreedor a multa por inasistencia.

 

ARTÍCULO 13. JUSTIFICACIÓN DE LA INASISTENCIA. La justificación de la inasistencia a una reunión de la Asamblea General debe hacerse llegar por escrito a la gerencia de la mutual con un día de anticipación a la celebración de la reunión; debe contener, las explicaciones y motivos que la originan.

PARÁGRAFO. La Junta Directiva será la encargada de revisar y verificar si procede la excusa, de acuerdo con los soportes aportados por el asociado.

 

ARTÍCULO 14. ACTAS. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea General, se hará constar en Acta que se numerará y registrará en el libro respectivo, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:

  1. Naturaleza de la reunión, ordinaria o extraordinaria.
  2. Fecha, hora y lugar de reunión.
  3. Forma y antelación de la convocatoria y órgano o persona que la convoca.
  4. Relación de Asociados presentes.
  5. Asociados ausentes con o sin excusa.
  6. Conformación del Quórum.
  7. Información sobre el Acta anterior, si fue aprobada sin modificaciones y si las hubo cuáles fueron.
  8. Asuntos tratados
  9. Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
  10. Hora de clausura.

 

ARTÍCULO 15. APROBACIÓN ACTAS. De lo ocurrido en las reuniones de la Asamblea General, quedará constancia en el libro de Actas, cuya redacción, estudio y aprobación estará a cargo de una comisión compuesta por dos (2) asociados o delegados asistentes a la Asamblea nombrados por esta, quienes junto con el Presidente y el Secretario de la reunión, firmaran de conformidad.

PARÁGRAFO. El secretario tendrá un plazo no mayor de ocho (8) días calendario para la redacción del acta, la cual será enviada a la comisión para su estudio y aprobación. La comisión tendrá un plazo no mayor a ocho (8) días calendario a partir de la fecha de recibo, para su respectiva aprobación.

 

ARTÍCULO 16. FUNCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL. Como organismo máximo de administración, corresponde a la Asamblea General establecer las políticas y proporcionar los medios y recursos necesarios a los estamentos de administración, vigilancia y control, en desarrollo de las siguientes funciones:

  1. Establecer las políticas y directrices generales de la Mutual: En reunión ordinaria o extraordinaria, cualquier asociado podrá proponer cambios o nuevas políticas de manejo administrativo, o de vigilancia y control, las cuales serán estudiadas por la misma Asamblea o trasladadas a la Junta Directiva quien decidirá la conveniencia de su aplicación.
  2. Reformar los Estatutos: La Junta Directiva o cualquier Asociado o grupo de Asociados, puede proponer a la Asamblea General a través de la misma Junta, la reforma o modificación de los Estatutos.
  3. Las propuestas de reforma, deben ser debidamente sustentadas y presentadas a la Junta Directiva para su análisis preliminar. Ella decidirá la conveniencia legal o práctica de someterla a consideración de la Asamblea
  4. Examinar los informes de los órganos de administración, vigilancia y control: Los Asociados tienen el derecho a estar oportuna y continuamente informados de la marcha de la Mutual, ya sea a través de informes periódicos elaborados por los organismos administrativos o de vigilancia y control, o verbalmente a solicitud de un asociado o grupo de asociados y a exigir en cualquier tiempo claridad sobre un tema expuesto.
  5. A su vez, los asociados tienen la obligación de analizar tales informes y denunciar ante el organismo competente, las falencias administrativas, de control o manejos monetarios y participar activamente en la solución de tales fallas.
  6. Establecer los límites de competencia de la Junta Directiva: Las atribuciones y límites de competencia en cuanto a las funciones de los diferentes órganos de la Mutual, son los establecidos en los Estatutos y Reglamentos.
  7. En el orden económico, la junta Directiva está facultada para realizar operaciones financieras, compra y venta de bienes muebles e inmuebles, contratos, garantías, y en general todo tipo de compromiso económico propio del objeto social de la Mutual, hasta por el cuarenta y cinco (45%) del Patrimonio del último Balance aprobado por la Asamblea. Las operaciones superiores a este monto deben ser sometidas al estudio y aprobación expresa de la Asamblea
  8. Aprobar los Estados Financieros y la destinación de excedentes: Es deber de los asociados estudiar el Balance y el estado de resultados con sus respectivos informes y solicitar las aclaraciones a que haya lugar preferiblemente antes de la reunión de Asamblea. Llevar propuestas concretas sobre la destinación de excedentes.
  9. Fijar contribuciones extraordinarias: En la forma y oportunidad prevista en el Artículo 42 del Estatuto.
  10. Elegir los Miembros de la Junta Directiva y de Control Social: Según la forma establecida en el Artículo 11 de este Reglamento.
  11. Nombrar al Revisor Fiscal según la forma establecida en el Artículo 11 de este Reglamento.
  12. Aprobar, los planes de acción y servicios a prestar: Presentados a su consideración por la Junta Directiva.
  13. Decidir la fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación de la Mutual: En la forma prevista en los Capítulos XI y XII de los Estatutos.
  14. Las demás que le señalen las leyes y los Estatutos.

 

ARTÍCULO 17. ASUNTOS QUE AFECTAN A LOS ASOCIADOS. Cuando la Asamblea General trate asuntos que atañen a uno(s) de sus asociados, este o estos se marginaran de la discusión, a menos que se les solicite alguna aclaración. En todo caso no podrá(n) interferir en la decisión que se adopte.

 

ARTÍCULO 18. EVALUACIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL COMO EQUIPO. Con el fin de mejorar la integración y participación entre los Asociados y de su unidad como órgano permanente de administración y control se establece como práctica regular, efectuar una evaluación al final de cada reunión Ordinaria con base en los siguientes parámetros:

  1. Puntualidad en la asistencia de la reunión.
  2. Participación de cada uno de los asistentes a la reunión.
  3. Utilización del tiempo durante la reunión.
  4. Aporte de crítica.
  5. Resultados logrados a través de la reunión.
  6. Cumplimiento de tareas por parte de Directivos, Comités y demás organismos y personas comprometidas en la buena marcha de la Mutual.

Para esta evaluación se utilizará la metodología más adecuada que permita establecer indicadores de productividad en la dirección, ejecución y definición de políticas para beneficio general de los asociados, la Mutual y la comunidad.